Wdrożenie procesów związanych z outsourcingiem druku masowego w firmie leasingowej Siemens Finance Sp. z o.o. 

PROFIL KLIENTA: 

Nasz Klient, Siemens Finance Sp. z o.o., spółka wchodząca w skład grupy Siemens Financial Services (SFS), należącej do koncernu Siemens, jednej z największych firm światowych w branży elektrotechnicznej i elektronicznej, wysyła około 15.000 faktur miesięcznie. 

STAN PROCESU PRZED PRZEKAZANIEM PROCESÓW W OUTSOURCING: 

Przed outsourcingiem procesu masowej produkcji dokumentów do Inforsys generowanie, drukowanie i kopertowanie przesyłek zajmowało firmie Siemens Finance około 5 dni roboczych. Drukowanie faktur odbywało się na drukarkach biurowych, a do kopertowania wykorzystywano kopertownicę o niskiej wydajności i ograniczonej funkcjonalności. W każdym miesiącu do produkcji faktur angażowano 3 pracowników. Wygląd i treść dokumentu determinowane były głównie sposobem zapisu danych w systemie księgowym, z którego Klient generował faktury, co powodowało, że dokumenty były mało atrakcyjne wizerunkowo. 

Ze względu na brak sortowania danych, Siemens Finance nie korzystał z upustów Poczty Polskiej z tytułu przesyłki aglomeracyjnej. Dodatkowo przesyłki nadawano w lokalnym urzędzie pocztowym, co znacznie wydłużało rzeczywisty czas doręczenia. 

„Dzięki optymalizacji wszystkich procesów udało się zdecydowanie skrócić czas od momentu rozpoczęcia produkcji faktur do terminu doręczenia przesyłki do odbiorcy.” 

WDROŻENIE: 

Firma Siemens Finance zdecydowała się na przekazanie procesu produkcji przesyłek do firmy Inforsys. Po audycie procesów przystąpiono do wdrożenia informatycznego oraz produkcyjnego. 

Wówczas przy współpracy z Klientem wypracowano nowy wygląd faktur, który daje również możliwość zamieszczenia komunikatów marketingowych. 

Przesyłki są sortowane wg kodów pocztowych, dzięki czemu Klient otrzymuje upust z Poczty Polskiej. Produkcja i nadanie przesyłek odbywa się najpóźniej następnego dnia od otrzymania danych do produkcji, co przyspiesza dystrybucję. Kompleksowo przygotowane przesyłki bezpośrednio odbierane są przez Centrum Ekspedycyjno-Rozdzielcze Poczty Polskiej. Dzięki optymalizacji wszystkich procesów udało się zdecydowanie skrócić czas od momentu rozpoczęcia produkcji faktur do terminu doręczenia przesyłki do odbiorcy. Po zakończonym sukcesem pierwszym etapie wdrożenia Inforsys rozszerzył zakres usług świadczonych dla Siemens Finance o wysyłkę powiadomień mailowych i SMS-owych. 

Obecnie Klienci Siemens otrzymują zarówno fakturę w formie papierowej, jak również wiadomość e-mail z podstawowymi informacjami dotyczącymi wygenerowanej faktury (m.in. termin zapłaty, kwota). Dzięki temu, już w dniu wysyłki faktury papierowej Klienci mają możliwość zapoznania się z aktualnymi dokumentami do zapłaty. Wpływa to pozytywnie na terminowość dokonywania wpłat. Dodatkowo Inforsys realizuje również wysyłkę SMS-ów z przypomnieniem o upłynięciu terminu płatności. Już pierwsze miesiące po wdrożeniu tego rozwiązania pokazały, że jest to bardzo skuteczne narzędzie do miękkiej windykacji należności. Inforsys wychodząc dalej naprzeciw oczekiwaniom Siemens Finance zaproponował wdrożenie platformy komunikacyjnej (Elektroniczne Biuro Obsługi Klientów). W ramach tego projektu został uruchomiony portal dla Klientów Siemens Finance, na którym są prezentowane i archiwizowane tzw. obrazy faktur. 

W dalszej kolejności portal będzie rozbudowany o dodatkowe funkcjonalności dla Klientów Siemens Finance – m.in. prezentację salda należności, historię płatności, dostęp do dokumentów ubezpieczeniowych. 

KORZYŚCI: 

Niespełna roczna współpraca Siemens Finance z firmą Inforsys pozwoliła nie tylko zoptymalizować procesy i koszty (zarówno produkcji, jak i dystrybucji faktur), ale również poprzez wdrożenie dodatkowych innowacyjnych produktów, usprawniła procesy pozyskiwania należności za usługi jak i procesy komunikacji z Odbiorcami. 

 Małgorzata Kreczmar-Gruchoła, Kierownik Działu Operacyjnego Siemens Finance stwierdza, że:

„poprzez wdrożenie nowego wyglądu faktur oraz uruchomienie nowych kanałów komunikacyjnych z Klientami, Siemens Finance wzmocnił wizerunek firmy nowoczesnej, innowacyjnej i dbającej o Klientów.”