Firmy windykacyjne i kancelarie prawne

Zapraszamy do kontaktu z naszą firmą.

Korespondencja masowa
Dokumenty elektroniczne
Obsługa kancelaryjna

Korespondencja masowa

Przetwarzanie danych i personalizacja

Przetwarzamy dane klientów, dostosowując je do wymogów korespondencji masowej. Wykonujemy konsolidacje baz danych, sortowanie, walidację oraz wyliczenia, które pozwalają na wykonanie personalizacji zgodnie z wytycznymi klienta. Przetwarzamy dane w warunkach gwarantujących pełne bezpieczeństwo danych osobowych, zgodnych z ISO 9000:01 oraz 27000:01 a także wytycznymi KNF oraz GIODO.

Drukowanie personalizowanych dokumentów

Spersonalizowane dane drukujemy cyfrowo, stosując najbardziej odpowiednią technologię.

Druk rolowy
Technologię kolorowego druku rolowego wykorzystujemy głównie do realizacji różnorodnych zadań o charakterze marketingowym. W celu zapewnienia najwyższej jakości zastosowaliśmy system Axode PrintControl, który sprawdza wszystkie drukowane dokumenty w czasie rzeczywistym oraz kontroluje zgodność odwzorowania kolorystycznego.

Druk arkuszowy
Posiadamy rozbudowany park cyfrowych maszyn arkuszowych. Drukujemy: faktury, wyciągi bankowe, harmonogramy, polisy ubezpieczeniowe, wezwania do zapłaty, pozwy sądowe oraz umowy

Konsolidacja dokumentów, również personalizowanych

Oferujemy możliwość dodawania insertów personalizowanych. Inserty personalizowane pozwalają na dostarczenie bardziej zindywidualizowanych treści, które są bardziej skuteczne w przyciąganiu uwagi odbiorcy i zachęcaniu go do podjęcia akcji. Może to przyczynić się do zwiększenia współczynnika konwersji i sprzedaży.

Kopertowanie

Na naszych maszynach kopertujących możemy spakować do 6 dokładek do jednej koperty. Inserty mogą być stałe lub dodawane selektywnie. Insertujemy: broszury, płyty CD, ulotki oraz kupony. Proces maszynowego kopertowania korespondencji sterowany jest na podstawie kodów barcode umieszczonych na dokumentach. Kompletność zleceń kontrolowana jest również przez nasz autorski system skanujący kod data matrix znajdujący się w oknie koperty.

Ekspedycja przesyłek

Końcowym etapem obsługi korespondencji masowej jest przygotowanie jej do transportu i nadanie. Zabezpieczone przesyłki pocztowe dostarczamy bezpośrednio do głównej sortowni Poczty Polskiej (PP Warszawa W101), co znacząco skraca czas dystrybucji. Współpracujemy z wiodącymi operatorami pocztowymi i firmami kurierskimi zarówno polskimi jak i międzynarodowymi.

Dystrybucja przesyłek

Dzięki umowie z Pocztą Polską i innymi operatorami, jesteśmy w stanie przejąć odpowiedzialność za dystrybucję przesyłek na rzecz Klienta. Doświadczenie przy opracowywaniu szablonów dokumentów i efekt skali pozwalają uzyskać lepsze warunki i przyspieszyć obieg korespondencji niż przy samodzielnych umowach.

Obsługa i raportowanie zwrotów

W zależności od potrzeb skanujemy treść zwróconych przesyłek, samą kopertę lub jedynie znajdujące się na przesyłce kody identyfikacyjne uzupełnione o powód zwrotu. W celu zasilenia systemów klientów przesyłamy raporty zwrotów w ustalonym formacie i strukturze

Bezpieczne niszczenie dokumentów personalizowanych

Masowe przetwarzanie danych w procesie personalizacji związane jest również z koniecznością bezpiecznego niszczenia dokumentów wyprodukowanych np. w celach testowych lub niszczenia zwróconej korespondencji. Inforsys realizuje ten proces na profesjonalnych niszczarkach, zgodnie z międzynarodową normą DIN66399 (P-3)

Dostarczanie i odbiór dokumentów drukowanych

Drukowanie dokumentów, szczególnie tych, które wymagane są przepisami prawnymi jest istotnym elementem wielu procesów. Inforsys wykonuje zarówno druk, jak i dostarczenie na terenie całego kraju druków w formie zabezpieczonej przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich. W ramach oferowanych usług także obieramy wydrukowane dokumenty, skanujemy, kompletujemy oraz przygotowujemy do dystrybucji.

Dokumenty elektroniczne

ePlatforma

Faktury elektroniczne są tańsze w obsłudze od faktur papierowych. Ich dystrybucja oraz przechowywanie generują bardzo niskie koszty. Oszczędności związane są również z eliminacją papieru oraz kopert, czym cały proces znacząco przyczynia się do ochrony środowiska naturalnego.

Wysyłka e-mail

W odróżnieniu od e-maili marketingowych, wysyłki dokumentów transakcyjnych zyskują coraz większe zainteresowanie klientów. Inforsys obsługuje wysyłkę komunikacji elektronicznej, w której poza treścią e-maila personalizowane są również załączniki.

Dokumenty elektroniczne – przetwarzanie i generowanie obrazów dokumentów

Zaawansowane narzędzia do przetwarzania danych oraz doświadczony zespół programistów pozwalają przetwarzać dane wejściowe do postaci pdf, które następnie mogą być drukowane, wysyłane emailowo bądź przekazywane do archiwów. W ramach przetwarzania możemy dane walidować, konsolidować, wykonywać dodatkowe operacje na danych, dodawać indywidualne elementy graficzne i tekstowe itp.

Obsługa kancelaryjna

Poczta przychodząca

Odbiory korespondencji przychodzącej realizowane są za pośrednictwem własnego transportu. Korespondencja odbierana jest zarówno z biur klientów, jak również ze skrytek pocztowych

Poczta wychodząca

Korespondencja wychodząca często wymaga dodatkowych czynności prowadzących do przyjęcia jej do dalszego obiegu przez operatorów. Inforsys odbiera z biur klientów korespondencję wychodzącą, frankuje, okleja, stempluje a także tworzy papierowe lub elektroniczne książki nadawcze. Całość pozwala na kompleksowe przygotowanie poczty wychodzącej do nadania u operatorów pocztowych lub kurierskich.

Indeksowanie dokumentów

Indeksowanie dokumentów jest usługą związaną ze skanowaniem. Proces może być uzupełniony o wysyłanie dodatkowego pliku indeksacyjnego zawierającego kluczowe informacje z dokumentu źródłowego. Indeksowanie może być ręczne, na podstawie cech dokumentu lub automatyczne, przy wykorzystaniu technologii OCR/ICR.

Skanowanie dokumentów papierowych

Proces skanowania najczęściej jest elementem szerszej usługi związanej z obsługą kancelaryjną lub etapem uzupełniającym proces wysyłki korespondencji masowej. Skanowanie odbywa się na nowoczesnym sprzęcie, pozwalającym na nadawanie unikalnych nazw plików, co umożliwia automatyczne ich pobieranie do systemu klienta.

Przygotowanie dokumentów do archiwizacji

Po zakończonym procesie obsługi dokumentów część z nich wymaga przekazania do archiwizacji. W tym celu pracownicy Inforsys dokonują ich segregacji i pakowania do pudeł archiwizacyjnych, które opisują zgodnie z wymogami klienta oraz wybranej przez niego firmy archiwizacyjnej.

System do obsługi kancelarii

Celem systemu KancelariaIFS jest prosta obsługa rejestracji, dekretacji, udostępniania oraz obiegu formalnych dokumentów papierowych przychodzących i wychodzących. System pozwala na kontrolę założonych spraw, dostęp do dokumentów historycznych, powiązanie dokumentów przychodzących z odpowiedziami i różnych spraw ze sobą. Dodatkowo pozwala na rejestrację paczek dokumentów (tak przychodzących jak i wychodzących) i obsługę faktur i reklamacji.

Elektroniczny obieg dokumentów

System do elektronicznego obiegu dokumentów to narzędzie umożliwiające automatyzację procesów dokumentowych w firmie. Typowe funkcjonalności to: tworzenie, przetwarzanie, kontrolowanie i archiwizowanie dokumentów, zarządzanie procesem obiegu dokumentów, przypisywanie zadań i terminów, integracja z innymi systemami, w tym z systemami ERP, CRM i HR, raportowanie i analizowanie danych.