Media i telekomunikacja

Zapraszamy do kontaktu z naszą firmą.

Korespondencja masowa
Kompletacje i e-commerce
Dokumenty elektroniczne
Obsługa kancelaryjna

Korespondencja masowa

Przetwarzanie danych i personalizacja

Przetwarzamy dane klientów, dostosowując je do wymogów korespondencji masowej. Wykonujemy konsolidacje baz danych, sortowanie, walidację oraz wyliczenia, które pozwalają na wykonanie personalizacji zgodnie z wytycznymi klienta. Przetwarzamy dane w warunkach gwarantujących pełne bezpieczeństwo danych osobowych, zgodnych z ISO 9000:01 oraz 27000:01 a także wytycznymi KNF oraz GIODO.

Druki bezadresowe

Druki bezadresowe mogą być wykorzystywane do przeprowadzania kampanii marketingowych bezpośrednich. Są one bardziej uniwersalne niż druki adresowane, ponieważ można je rozesłać do szerokiego kręgu odbiorców, bez potrzeby posiadania ich adresów. Druki bezadresowe mogą zawierać ogólną reklamę lub promować specjalne oferty i wyprzedaże.

Drukowanie personalizowanych dokumentów

Spersonalizowane dane drukujemy cyfrowo, stosując najbardziej odpowiednią technologię.

Druk rolowy
Technologię kolorowego druku rolowego wykorzystujemy głównie do realizacji różnorodnych zadań o charakterze marketingowym. W celu zapewnienia najwyższej jakości zastosowaliśmy system Axode PrintControl, który sprawdza wszystkie drukowane dokumenty w czasie rzeczywistym oraz kontroluje zgodność odwzorowania kolorystycznego.

Druk arkuszowy
Posiadamy rozbudowany park cyfrowych maszyn arkuszowych. Drukujemy: faktury, wyciągi bankowe, harmonogramy, polisy ubezpieczeniowe, wezwania do zapłaty, pozwy sądowe oraz umowy

Konsolidacja dokumentów, również personalizowanych

Oferujemy możliwość dodawania insertów personalizowanych. Inserty personalizowane pozwalają na dostarczenie bardziej zindywidualizowanych treści, które są bardziej skuteczne w przyciąganiu uwagi odbiorcy i zachęcaniu go do podjęcia akcji. Może to przyczynić się do zwiększenia współczynnika konwersji i sprzedaży.

Kopertowanie

Na naszych maszynach kopertujących możemy spakować do 6 dokładek do jednej koperty. Inserty mogą być stałe lub dodawane selektywnie. Insertujemy: broszury, płyty CD, ulotki oraz kupony. Proces maszynowego kopertowania korespondencji sterowany jest na podstawie kodów barcode umieszczonych na dokumentach. Kompletność zleceń kontrolowana jest również przez nasz autorski system skanujący kod data matrix znajdujący się w oknie koperty.

Ekspedycja przesyłek

Końcowym etapem obsługi korespondencji masowej jest przygotowanie jej do transportu i nadanie. Zabezpieczone przesyłki pocztowe dostarczamy bezpośrednio do głównej sortowni Poczty Polskiej (PP Warszawa W101), co znacząco skraca czas dystrybucji. Współpracujemy z wiodącymi operatorami pocztowymi i firmami kurierskimi zarówno polskimi jak i międzynarodowymi.

Dystrybucja przesyłek

Dzięki umowie z Pocztą Polską i innymi operatorami, jesteśmy w stanie przejąć odpowiedzialność za dystrybucję przesyłek na rzecz Klienta. Doświadczenie przy opracowywaniu szablonów dokumentów i efekt skali pozwalają uzyskać lepsze warunki i przyspieszyć obieg korespondencji niż przy samodzielnych umowach.

Obsługa i raportowanie zwrotów

W zależności od potrzeb skanujemy treść zwróconych przesyłek, samą kopertę lub jedynie znajdujące się na przesyłce kody identyfikacyjne uzupełnione o powód zwrotu. W celu zasilenia systemów klientów przesyłamy raporty zwrotów w ustalonym formacie i strukturze

Bezpieczne niszczenie dokumentów personalizowanych

Masowe przetwarzanie danych w procesie personalizacji związane jest również z koniecznością bezpiecznego niszczenia dokumentów wyprodukowanych np. w celach testowych lub niszczenia zwróconej korespondencji. Inforsys realizuje ten proces na profesjonalnych niszczarkach, zgodnie z międzynarodową normą DIN66399 (P-3)

Dostarczanie i odbiór dokumentów drukowanych

Drukowanie dokumentów, szczególnie tych, które wymagane są przepisami prawnymi jest istotnym elementem wielu procesów. Inforsys wykonuje zarówno druk, jak i dostarczenie na terenie całego kraju druków w formie zabezpieczonej przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich. W ramach oferowanych usług także obieramy wydrukowane dokumenty, skanujemy, kompletujemy oraz przygotowujemy do dystrybucji.

Kompletacje i e-commerce

Konfekcjonowanie różnych typów materiałów

Wizerunek marki wzmacniany jest także poprzez elementy brandowane, w tym także nietypowe dla korespondencji masowej. Inforsys w swoich zasobach posiada rozbudowany zespół wykonujący prace konfekcyjne mogący zainsertować różnego typu materiały do kopert, foliopaków, pudeł, tub oraz innych opakowań transportowych. Przygotowujemy zarówno małe przesyłki, jak i wielkogabarytowe do rozmiarów palet.

Matchowanie i konfekcja kart spersonalizowanych

Wysyłka pism dotyczących programów lojalnościowych lub stałego dostępu do usług świadczonych przez naszych klientów wymaga wklejenia spersonalizowanej karty na przypisany do niej list. Proces realizowany jest manualnie wraz z systemową kontrolą skanowania kodów umieszczonych na obydwu łączonych ze sobą elementach wysyłki

Niestandardowe prace manualne

Wykonujemy wzorniki, prezentery, próbki towarów oraz świadczymy usługi introligatorskie do kalendarzy trójdzielnych i książkowych. Przy produkcji wzorników i prezenterów mamy możliwość klejenia produktów na taśmę dwustronną oraz klejem na ciepło, oczkowania, banderolowania i nitowania. Realizujemy całościową produkcję introligatorską kalendarzy trójdzielnych. Do kalendarzy książkowych wklejamy mapy, zakładki oraz insertujemy ulotki

Obsługa dokumentów specjalistycznych - PINy

Na specjalnych formularzach z paskami klejowymi drukujemy i automatycznie zaklejamy druki PIN oraz telekody. Personalizujemy i falcujemy również tzw. karty zintegrowane. Istotą procesu jest zachowanie pełnej poufności oraz gwarancja połączenia właściwej zawartości do przesyłki właściwego adresata. Zapewniamy to dzięki systemowi kontroli produkcji i skanowaniu poszczególnych komponentów przesyłek.

Obsługa zwrotów produktów

Obsługa zwrotów produktów jest ważnym elementem funkcjonowania gospodarki magazynowej, jak i niezbędnym do wykorzystania ich w dalszym biegu. Odbieramy, a także weryfikujemy i klasyfikujemy stan danego produktu, następnie przyjmujemy produkt ponownie na stan magazynowy do ponownej wysyłki lub przekierowujemy do utylizacji lub recyklingu

Personalizacja i konfekcja druków ZPO

Niektóre rodzaje korespondencji urzędowej, windykacyjnej, przedsądowej, zawierającej umowy lub aneksy wymagają dystrybucji ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W tym celu personalizujemy druki ZPO oraz, po wcześniejszej kontroli poprawności, naklejamy je na koperty.

Magazynowanie i dystrybucja materiałów

Kompleksowa obsługa logistyczna, magazynowanie i kompletacja to usługi, które od lat z powodzeniem świadczymy dla dużej grupy klientów. W związku z dynamicznym rozwojem rynku e-commerce, wzrasta również zapotrzebowanie na takie usługi w formule B2B. Posiadamy nowoczesny magazyn wysokiego składowania, systemy półkowe oraz niezbędny sprzęt peryferyjny.

Dokumenty elektroniczne

ePlatforma

Faktury elektroniczne są tańsze w obsłudze od faktur papierowych. Ich dystrybucja oraz przechowywanie generują bardzo niskie koszty. Oszczędności związane są również z eliminacją papieru oraz kopert, czym cały proces znacząco przyczynia się do ochrony środowiska naturalnego.

Wysyłka e-mail

W odróżnieniu od e-maili marketingowych, wysyłki dokumentów transakcyjnych zyskują coraz większe zainteresowanie klientów. Inforsys obsługuje wysyłkę komunikacji elektronicznej, w której poza treścią e-maila personalizowane są również załączniki.

Dokumenty elektroniczne – przetwarzanie i generowanie obrazów dokumentów

Zaawansowane narzędzia do przetwarzania danych oraz doświadczony zespół programistów pozwalają przetwarzać dane wejściowe do postaci pdf, które następnie mogą być drukowane, wysyłane emailowo bądź przekazywane do archiwów. W ramach przetwarzania możemy dane walidować, konsolidować, wykonywać dodatkowe operacje na danych, dodawać indywidualne elementy graficzne i tekstowe itp.

Obsługa kancelaryjna

Poczta przychodząca

Odbiory korespondencji przychodzącej realizowane są za pośrednictwem własnego transportu. Korespondencja odbierana jest zarówno z biur klientów, jak również ze skrytek pocztowych

Poczta wychodząca

Korespondencja wychodząca często wymaga dodatkowych czynności prowadzących do przyjęcia jej do dalszego obiegu przez operatorów. Inforsys odbiera z biur klientów korespondencję wychodzącą, frankuje, okleja, stempluje a także tworzy papierowe lub elektroniczne książki nadawcze. Całość pozwala na kompleksowe przygotowanie poczty wychodzącej do nadania u operatorów pocztowych lub kurierskich.

Indeksowanie dokumentów

Indeksowanie dokumentów jest usługą związaną ze skanowaniem. Proces może być uzupełniony o wysyłanie dodatkowego pliku indeksacyjnego zawierającego kluczowe informacje z dokumentu źródłowego. Indeksowanie może być ręczne, na podstawie cech dokumentu lub automatyczne, przy wykorzystaniu technologii OCR/ICR.

Skanowanie dokumentów papierowych

Proces skanowania najczęściej jest elementem szerszej usługi związanej z obsługą kancelaryjną lub etapem uzupełniającym proces wysyłki korespondencji masowej. Skanowanie odbywa się na nowoczesnym sprzęcie, pozwalającym na nadawanie unikalnych nazw plików, co umożliwia automatyczne ich pobieranie do systemu klienta.

Przygotowanie dokumentów do archiwizacji

Po zakończonym procesie obsługi dokumentów część z nich wymaga przekazania do archiwizacji. W tym celu pracownicy Inforsys dokonują ich segregacji i pakowania do pudeł archiwizacyjnych, które opisują zgodnie z wymogami klienta oraz wybranej przez niego firmy archiwizacyjnej.

System do obsługi kancelarii

Celem systemu KancelariaIFS jest prosta obsługa rejestracji, dekretacji, udostępniania oraz obiegu formalnych dokumentów papierowych przychodzących i wychodzących. System pozwala na kontrolę założonych spraw, dostęp do dokumentów historycznych, powiązanie dokumentów przychodzących z odpowiedziami i różnych spraw ze sobą. Dodatkowo pozwala na rejestrację paczek dokumentów (tak przychodzących jak i wychodzących) i obsługę faktur i reklamacji.

Elektroniczny obieg dokumentów

System do elektronicznego obiegu dokumentów to narzędzie umożliwiające automatyzację procesów dokumentowych w firmie. Typowe funkcjonalności to: tworzenie, przetwarzanie, kontrolowanie i archiwizowanie dokumentów, zarządzanie procesem obiegu dokumentów, przypisywanie zadań i terminów, integracja z innymi systemami, w tym z systemami ERP, CRM i HR, raportowanie i analizowanie danych.